Qué es el modo confidencial de Gmail y cómo se usa

Independientemente del número de cuentas de Gmail que el usuario tenga, normalmente le interesa tener bajo control toda la información que envía por correo electrónico. Y, sobre todo si se envía información sensible, claramente, nadie quiere que lo enviado en un correo confidencial acabe dando vueltas por ahí. 

Para ello, Google cuenta con el modo confidencial, una herramienta que permitirá que la información que enviada esté mucho más protegida. Una función poco conocida pero que puede resultar muy práctico en esos momentos en los que crear un alias no es suficiente.

Qué es el modo confidencial

El modo confidencial de Gmail es una herramienta de la plataforma de correo electrónico para mejorar la seguridad de sus usuarios.

Cuando el usuario decide utilizarlo, se puede elegir una fecha en la que el correo que se quiere desaparezca de la bandeja de entrada de la otra persona, de forma que pasado ese tiempo no pueda acceder ni al contenido del correo ni a los archivos adjuntos.

Además, los correos estarán protegidos por una contraseña y las funciones para copiar y redistribuir la información estarán inhabilitadas.

Cómo activar el modo confidencial en Gmail

Para activar el modo confidencial de Gmail solo se debe pulsar en el botón de enviar un correo como se hace normalmente. En el menú que aparece en la parte inferior, junto a los iconos para añadir una firma o adjuntar un archivo, se encontrará un icono con forma de candado. Lo único que se debe hacer para que un correo se envíe de manera confidencial es pulsar encima de dicho candado. Al hacerlo se abrirá un menú en el que se puede configurar esta función.

Hay que pulsar en este botón cada vez que se quiera enviar un correo de forma confidencial, ya que esta función no se guarda de una vez para otra.

Cuánto tiempo tarda en caducar un correo enviado con el modo confidencial

Se puede elegir el tiempo en el que caduca el correo electrónico enviado a alguien utilizando el modo confidencial. Las opciones que hay para marcar esta caducidad son 1 día, 1 semana, 1 mes, 3 meses o 5 años. Por defecto este modo viene configurado para una semana, pero se puede modificarlo a nuestro gusto para que caduque en el momento en que el usuario haya elegido.

¿Puede caducar antes?

Para impedir que un usuario pueda acceder al correo enviado antes de que transcurra el plazo, se deben seguir estos pasos:

1. Abrir Gmail en la computadora.
2. En el menú que aparece a la izquierda, pulsar en Enviados.
3. Abrir el correo que hayas enviado de forma confidencial.
4. Hacer clic en Quitar acceso.

Una vez realizado este proceso, la otra persona ya no podrá acceder al contenido que le enviado, independientemente de que haya pasado o no el plazo que indicaste en un principio para que el acceso al correo caducase.

Qué pasa si alguien intenta entrar en un correo caducado

Si una persona intenta abrir un correo al que se le ha quitado el acceso o por el que ha pasado el tiempo que habías indicado en un principio para que caducase, se encontrará con un mensaje en el que ponga Este mensaje ha caducado. El mensaje seguirá apareciendo en la bandeja de entrada de la otra persona, pero no podrá acceder a su contenido ni a los archivos adjuntos.

Si el usuario quiere que vuelva a acceder al contenido del correo electrónico, no te quedará más remedio que volver a enviarlo.

Envío protegido con o sin contraseña

Al momento de configurar el modo confidencial, se puede encontrar una selección en la que se debe indicar si se quiere que nuestro mensaje esté protegido por contraseña SMS o sin ella. En ambos casos nuestro correo electrónico tendrá una protección especial para evitar que cualquier persona pueda acceder a nuestra información. La diferencia estará en si el usuario quiere que la contraseña se envíe por SMS o por correo electrónico y en si quiere que las personas que también estén utilizando Gmail puedan librarse de usar contraseña.

Con contraseña SMS

Si se elige la opción con contraseña SMS, todos los usuarios a los que se les envíe el correo tendrán que introducir un código que les llegará por SMS para poder abrir dicho correo. Esta contraseña será generada directamente por Google.

Para poder hacerlo, en el momento de enviar el correo se solicitarán los números de teléfono de las personas a las que debe llegarles la contraseña.

Sin contraseña SMS

Si el usuario elige usar la opción sin contraseña SMS, aquellas personas que también estén utilizando Gmail no tendrán que introducir ningún tipo de contraseña, de forma que podrán acceder al correo igual que si no estuviera en modo confidencial.

Por el contrario, aquellos que utilicen una dirección de correo electrónico procedente de otra plataforma sí que recibirán una contraseña, aunque en este caso no lo harán por medio de un mensaje SMS sino por correo electrónico. Por lo tanto, no se pedirán sus números de teléfono. La contraseña se enviará directamente al correo al que se está enviando el mensaje.

¿Es mejor la opción con contraseña o sin contraseña?

La respuesta esta pregunta depende mucho de las circunstancias. Si el contenido del mensaje es muy delicado y puede suponer un problema que acceda a él otra persona que no es su destinatario original, es muy recomendable que configurar el correo para que se envíe con contraseña. Por el contrario, si para el usuario puede suponer un problema consultar el correo electrónico o si ni siquiera se tiene el número de teléfono, la opción sin contraseña puede ser interesante.

Funciones inhabilitadas

Para que el usuario no pierda el control del mensaje una vez enviado, el modo confidencial inhabilita las funciones de reenviar, imprimir, copiar, pegar y descargar.

De esta manera, se puede estar prácticamente seguros de que nada de lo escrito en ese mensaje de correo electrónico va a salir del contacto entre el usuario y la persona a la que se le ha escrito. Sí hay que tener cuidado con lo que se escribe en los archivos adjuntos, ya que el contenido de los mismos sí podría divulgarse más fácilmente.

¿Cuándo es recomendable usar el modo confidencial?

El modo confidencial es especialmente recomendable para las ocasiones en las que se tiene que enviar un correo electrónico con un contenido al que no puede acceder cualquiera. Por ejemplo, datos bancarios, secretos de empresa o información muy personal.

En cambio para un correo general puede resultar más cómodo que la otra persona pueda reenviarlo o imprimirlo tranquilamente. Dadas estas limitaciones, es importante que antes de enviar un correo en modo confidencial asegura que es estrictamente necesario.