Por Andrea Galais (*)

Entramos en las últimas semanas del año y si algo colma nuestros calendarios son los reportes, las auditorías y las renovaciones de contratos, aún en un contexto donde debemos cuidar la salud y el regreso a la oficina puede ser todavía un interrogante.

En materia de gestión de proveedores y renovaciones, este año será distinto a otros.

La pandemia generó nuevas necesidades, otras formas de operar, y sin dudas el avance de la digitalización de los procesos dominó buena parte de la escena.

En este contexto, una de las preguntas estratégicas que deberemos hacernos es cómo desarrollar nuevos proveedores y aumentar nuestra cartera, para asegurarnos un suministro adecuado que llegue a tiempo.

Un buen comienzo para empezar nuestro análisis podría ser si trabajaremos el próximo año con contratos marco o lo haremos por pedido y licitaciones puntuales.

La definición por uno o por otro, determinará el flujo de nuestros procesos administrativos y posiblemente sea el punto de partida para salir a la búsqueda de nuevas posibilidades de relacionamiento con el mercado.

En cuanto al contrato marco, muy utilizado en las multinacionales con proveedores ya fidelizados o en rubros donde hay pocas opciones, es importante tener en cuenta varias cuestiones.

Esta opción representa procesos más ágiles y menos trabajo administrativo, ya que en él se regulan los términos y condiciones definidos para el plazo del contrato.

Sin embargo, la fidelización mencionada, podría restar capacidad de negociación o de benchmark con otras opciones de abastecimiento.

Si bien puede desalentar al desarrollo de nuevos proveedores, lo cierto es que en Argentina los procesos para sumar nuevos proveedores pueden demorar hasta 260 días.

Con lo cual una recomendación sería en este caso, trabajar con contratos marco y, en paralelo, revisar si es viable desarrollar otros proveedores para servicios complementarios y similares, en caso de que surja alguna incidencia con el proveedor habitual.

El sistema de compras por pedido y licitaciones también tiene beneficios.

Por lo general se utiliza cuando hay una necesidad que no es recurrente, no se conoce mucho sobre el tipo de servicio o producto o bien hay muchos proveedores que permiten alimentar una compulsa de precio, partiendo del supuesto de igualdad de calidad en todos los casos.

En términos de procesos, esta modalidad implica que, si se trata de una operación aislada y de poco monto, es factible de ser pagada con la caja chica o sin mayores dificultades.

Pero si el requerimiento es mayor o se repite a lo largo del tiempo porque la necesidad no pudo ser prevista, termina generando una carga importante de tiempo, no sólo administrativo, sino también para la gestión y los costos de los procesos que podrían ocasionar innumerables retrabajos, los que multiplicarán también la cantidad de papeles y documentos de respaldo.

Si a este punto le sumamos que algunas organizaciones necesitan al menos 120 días para dar de alta a un proveedor, esta modalidad podría generar cuellos de botella operativos y pérdida de rentabilidad al negocio.

En cualquier caso, y en base a nuestra experiencia en Edison con clientes de todos los segmentos e industrias, es importante tener en cuenta que al planificar el año que inicia consideremos que las decisiones que tomemos ahora condicionarán la forma en la que trabajaremos en los próximos meses.

Esta definición no es solo en términos administrativos, sino también en las implicancias que tendrán ciertas decisiones estratégicas en los aspectos productivos y en los costos del proceso de punta a punta, más en tiempos donde no hay ni un segundo para perder.

(*) Líder de Inteligencia de Procesos en Edison.